So profitieren europäische Unternehmen von einem Liaison Office in Indien

Ein Liaison Office in Indien ist eine unkomplizierte Möglichkeit für europäische Unternehmen, den Markt kennenzulernen, ohne sofort große Investitionen oder rechtliche Verpflichtungen einzugehen. Erfahren Sie, welche Chancen eine Repräsentanz bietet und welche Schritte für die Gründung erforderlich sind.

Was sind die Funktionen und Vorteile eines Liaison Office in Indien?

Ein Liaison Office – auch Repräsentanz genannt – ist die Vertretung eines ausländischen Unternehmens in Indien. Die indische Zentralbank definiert es als ein Büro, das ausschließlich verbindende Tätigkeiten ausüben darf. Dazu gehören zum Beispiel:

• die Beschaffung von Informationen über den Markt und potenzielle indische Geschäftspartner,
• die Durchführung von Werbung, verkaufsfördernden und anderen Marketingaktivitäten,
• die Förderung von Exporten nach und Importen aus Indien,
• der Aufbau technischer und finanzieller Kooperationen zwischen der Zentrale und indischen Unternehmen sowie
• die Bereitstellung eines Kommunikationskanals zwischen der Zentrale und lokalen Partnern.

Wichtig: Ein Liaison Office darf in Indien keinen Umsatz erzielen. Es darf weder Waren produzieren noch Dienstleistungen erbringen. Sämtliche Kosten werden von der Muttergesellschaft außerhalb Indiens getragen.

Für europäische Unternehmen bietet ein Liaison Office damit eine attraktive Möglichkeit, den indischen Markt kennenzulernen, Kontakte zu knüpfen und erste Kooperationen aufzubauen, ohne gleich eine eigene Niederlassung gründen zu müssen. Auch für internationale Investoren, die bestimmte Aufgaben nach Indien auslagern möchten, ist die Repräsentanz eine sinnvolle und vergleichsweise unkomplizierte Rechtsform.

Lesetipp: Bevor Sie eine Niederlassung in Indien gründen, sollten Sie die passende Gesellschaftsform wählen. Welche Optionen es gibt, zeigt der Artikel „Bewährte Gesellschaftsformen in Indien für ausländische Unternehmen“.

7 Schritte zur Gründung eines Liaison Office in Indien

Um ein Liaison Office in Indien einzurichten, müssen verschiedene Registrierungs- und Genehmigungsverfahren bei indischen Behörden durchlaufen werden. Dazu gehören folgende sieben Schritte:

1. Bankkonto eröffnen: Eröffnen Sie bei einer indischen Bank ein Konto für Ihr Liaison Office. Diese Bank wird automatisch zur „Authorized Dealer Bank“ (autorisierte Händlerbank) für Ihre Repräsentanz.
2. Genehmigung durch die indische Zentralbank: Über die autorisierte Bank reichen Sie alle erforderlichen Unterlagen bei der indischen Zentralbank (Reserve Bank of India, RBI) ein. Erst mit deren Zustimmung dürfen Sie das Liaison Office gründen.
3. Registrierung beim Handelsregister: Nach der Genehmigung durch die indische Zentralbank beantragen Sie beim indischen Handelsregister (Registrar of Companies) die offizielle Gründungsurkunde (Certificate of Establishment of Place of Business in India).
4. Steuerregistrierung: Bei der indischen Steuerbehörde (Income Tax Authority) müssen Sie sowohl eine Tax Deduction Account Number (TAN) als auch eine Permanent Account Number (PAN)
5. Bankkonto aktivieren: Mit den Steuerregistrierungen kann das Bankkonto des Liaison Office offiziell bei der autorisierten Bank eröffnet werden.
6. Lokale Registrierungen: Je nach Standort ist zusätzlich eine Anmeldung gemäß dem „Shop and Establishment Act“ sowie der Gewerbesteuer (Professional Tax) erforderlich.
7. Import-Export-Code beantragen: Wenn Ihr Liaison Office Produktmuster importieren soll, benötigen Sie außerdem den Import Export Code (IEC).

Hinweis: Der gesamte Prozess kann sehr zeitaufwändig sein. Allein die Genehmigung der Reserve Bank of India dauert im Durchschnitt zwei bis drei Monate. Insgesamt sollten Sie mit mindestens drei bis sechs Monaten rechnen. Mit einem erfahrenen Berater vor Ort lassen sich viele Schritte beschleunigen und unnötige Fehler vermeiden.

Obligatorische Compliance-Anforderungen für ein Liaison Office in Indien

Auch nach der erfolgreichen Registrierung ist die Arbeit nicht abgeschlossen. Ein Liaison Office muss regelmäßig Nachweise bei den Behörden einreichen, um die Einhaltung der Vorschriften zu belegen. Sechs Monate nach der Genehmigung durch die indische Zentralbank sind folgende Unterlagen erforderlich: die offizielle Adresse, die PAN und die Gründungsurkunde (Certificate of Establishment of Business Place in India) des indischen Handelsregisters (Registrar of Companies, ROC).

Da eine Repräsentanz in Indien keine gewerblichen Tätigkeiten ausüben darf, müssen außerdem jährlich verschiedene Dokumente eingereicht werden:

• Annual Activity Certificate (AAC): Dieses jährliche Aktivitätszertifikat bestätigt, dass das Liaison Office nur zulässige Aufgaben wahrgenommen hat. Es muss von einem Wirtschaftsprüfer erstellt werden, der beim Institute of Chartered Accountants of India (ICAI) registriert ist. Das Zertifikat wird sowohl an die indische Zentralbank als auch an die Steuerbehörde (Director General of Income Tax, DGIT) übermittelt.
• FC-3-Formular: Damit melden ausländische Unternehmen dem indischen Handelsregister (ROC) einmal pro Jahr alle Geschäftssitze in Indien sowie ihre Jahresabschlüsse.
• FC-4-Formular: Mit diesem Formular reichen sie ihre Jahresabschlüsse ebenfalls beim indischen Handelsregister (ROC) ein.
• 49-C-Formular: Dieses Einkommensteuerformular ist speziell für ausländische Unternehmen mit Liaison Office vorgesehen. Es muss von einem Wirtschaftsprüfer geprüft und beim Director General of Income Tax (DGIT) eingereicht werden.

Da sich die Arbeit eines Liaison Office oft auf Recherche und Kommunikation zwischen der Zentrale und den lokalen Parteien beschränkt, unterschätzen Unternehmen manchmal die Bedeutung dieser Pflichten. Werden sie nicht eingehalten, drohen schwerwiegende Konsequenzen – bis hin zur Einstufung als „Permanent Establishment“ (Betriebsstätte) mit deutlich höheren steuerlichen Belastungen, die das Ende Ihrer Aktivitäten in Indien bedeuten könnte.

Lassen Sie Ihr Liaison Office regelmäßig durch lokale Berater prüfen. Ein Compliance-Check deckt frühzeitig Risiken auf und stellt sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden.

Lesetipp: Wie Sie eine Einstufung als „Permanent Establishment“ vermeiden und dadurch hohe Steuernachzahlungen verhindern, lesen Sie im Artikel „Steuerrisiko Permanent Establishment in Indien: so verhindern Sie Steuernachzahlungen und Strafen“.

Dauer eines Liaison Office in Indien

Die Genehmigung eines Liaison Office wird zunächst für drei Jahre erteilt und kann anschließend jeweils um weitere drei Jahre verlängert werden. Der Antrag auf Verlängerung muss über die autorisierte Bank spätestens einen Monat vor Ablauf des ersten Zeitraums bei der indischen Zentralbank gestellt werden.

Ein Liaison Office soll Unternehmen die Möglichkeit geben, den Markt zu beobachten und Erfahrungen zu sammeln, bevor eine weitergehende Niederlassung gegründet wird. In der Regel reichen drei Jahre aus, um eine fundierte Markteintrittsstrategie zu entwickeln. Wenn mehr Zeit benötigt wird, ist eine Verlängerung problemlos möglich.

Damit Sie die Zeit optimal nutzen, sollten Sie:

• Marktdaten systematisch erfassen und auswerten, um fundierte Entscheidungen zu treffen,
• Machbarkeitsstudien durchführen, um die Eignung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung für Indien zu prüfen,
• Produkt oder Preis anpassen, damit Ihr Angebot den Bedürfnissen der indischen Verbraucher entspricht, und
• Vertriebspartner sorgfältig auswählen, um langfristig tragfähige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Fazit: Mit einem Liaison Office erfolgreich in Indien starten

Ein Liaison Office ist für viele europäische Unternehmen der ideale Einstieg in den indischen Markt: Sie gewinnen wertvolle Marktkenntnisse, knüpfen Kontakte und bauen Kooperationen auf, ohne sofort hohe Investitionen tätigen oder eine eigene Gesellschaft gründen zu müssen.

Gleichzeitig erfordert eine Repräsentanz die Einhaltung zahlreicher rechtlicher und steuerlicher Vorgaben. Wer hier gut vorbereitet ist und lokale Expertise nutzt, spart Zeit und vermeidet Risiken.

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